Dołącz do zespołu! Rekrutacja na stanowisko sekretarz/sekretarka

Instytut Kultury Miejskiej, samorządowa instytucja kultury miasta Gdańska poszukuje osoby na stanowisko sekretarz/sekretarka.  

Szukamy osoby, która będzie pełniła rolę administracyjną, organizacyjną i wspierającą pracę zespołu instytucji. Poszukujemy osoby, która chce poznać specyfikę i działania instytucji kultury, ale też która sprawnie organizuje własną pracę, rzetelnie i z zaangażowaniem podchodzi do powierzonych jej zadań, skutecznie wesprze osoby zarządzające instytucją. 

IKM organizuje projekty związane z rozwojem tożsamości lokalnej (Lokalni Przewodnicy i Przewodniczki, Gdańskie Miniatury, Metropolitanka) oraz obecnością sztuki w przestrzeni publicznej (Festiwal Narracje- Instalacje i Interwencje w przestrzeni publicznej). Jesteśmy organizatorem festiwalu Europejski Poeta Wolności i Gdańskich Spotkań Literackich „Odnalezione w tłumaczeniu”. Jesteśmy operatorem Gdańskiego Funduszu Filmowego oraz Gdańskiej Komisji Filmowej. W ramach działania na rzecz kadr kultury organizujemy m.in. Konferencję Marketing w Kulturze, badamy kulturę i rozpowszechniamy badania (Obserwatorium Kultury). Wydajemy publikacje i prowadzimy księgarnię. Instytut Kultury Miejskiej działa przy ul. Targ Rakowy 11, gdzie działa Punkt informacji Kulturalnej, a także odbywają się projekcje filmowe, spotkania, debaty,  kameralne koncerty i działania performatywne.

Zakres zadań: 
– obsługa administracyjno-organizacyjna sekretariatu oraz kompleksowa organizacja pracy biura 
– obsługa połączeń telefonicznych, udzielanie merytorycznych informacji dotyczących działalności Instytutu Kultury Miejskiej 
– przygotowywanie pism, raportów wychodzących z instytucji 
– obsługa w zakresie prac kancelaryjnych: przyjmowanie i rozdzielanie korespondencji, prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej, nadzór nad jej obiegiem
– prowadzenie kalendarza spotkań, kontakt ze współpracownikami instytucji  
– prowadzenie rejestrów i przechowywanie zarządzeń, instrukcji, regulaminów i innych dokumentów dotyczących działalności IKM
– organizacja i obsługa spotkań wewnętrznych oraz zewnętrznych, przyjmowanie gości
– udział w koordynacji kontroli zarządczej 
– przygotowywanie przesyłek pocztowych i kurierskich  
– archiwizacja dokumentów, zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej 
– obsługa urządzeń biurowych na potrzeby funkcjonowania biura i zapewnienie ich sprawnego funkcjonowania 
– współpraca z dostawcami usług 
– inne prace administracyjno-biurowe. 

Wymagania: 
– wykształcenie minimum średnie
– ogólna wiedza na temat zasad funkcjonowania instytucji kultury
– umiejętności interpersonalne, wysoka kultura osobista 
– bardzo dobra organizacja pracy oraz samodzielność w wykonywania powierzonych zadań 
– umiejętność pracy w zespole, zaangażowanie i odpowiedzialność za powierzone obowiązki 
– dobra znajomość pakietu MS Office oraz środowiska Microsoft 365 (Word, Excel, Outlook, Teams) 
– praca w pełnym wymiarze godzin (9.00 – 17.00) 
– znajomość komunikatywna języka angielskiego w mowie i piśmie
– znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej.

Mile widziane:  
– doświadczenie związane z pracą w instytucji publicznej
– znajomość programów elektronicznej obsługi dokumentów

Oferujemy:  
– zatrudnienie w pełnym wymiarze godzin na podstawie umowy o pracę (pierwsza umowa na okres próbny, kolejna na czas określony lub nieokreślony),
– możliwość podnoszenia kwalifikacji zawodowych i udziału w szkoleniach i warsztatach,
– pracę w dynamicznym, rozwijającym się zespole,
– dofinansowanie do okularów korekcyjnych, świadczenie urlopowe,
– wynagrodzenie całkowite w wysokości 5000 – 5500 zł brutto.

Kandydatów i kandydatki na stanowisko Sekretarka/Sekretarz prosimy o przesyłanie CV na adres: praca@ikm.gda.pl do 19 stycznia 2025 roku (w temacie wiadomości prosimy wpisać nazwę stanowiska pracy, którego dotyczy rekrutacja). Prosimy o dołączenie listu motywacyjnego z informacją dlaczego chciałaby Pan/Pani pracować w Instytucie Kultury Miejskiej. Skontaktujemy się z wybranymi kandydatami i kandydatkami. Nadesłanych dokumentów nie zwracamy. 

W celu wypełnienia wymogów wynikających z przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w dokumentach rekrutacyjnych (CV) prosimy zamieścić klauzulę zawierającą zgodę na przetwarzanie danych osobowych:

Wymagana treść klauzuli: Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji prowadzonego przez Instytut Kultury Miejskiej (dalej: IKM) – samorządową instytucję kultury z siedzibą w Gdańsku, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.

Opcjonalnie: Jednocześnie wyrażam zgodę na przetwarzanie przez ogłoszeniodawcę – Instytut Kultury Miejskiej z siedzibą w Gdańsku moich danych osobowych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych.

Podanie przez Pana/Panią danych osobowych zawartych w Pana/Pani aplikacji jest dobrowolne, jednak jeżeli nie wyrazi Pan/Pani zgody na przetwarzanie danych osobowych, nie będziemy mogli przeprowadzić rekrutacji z Pana/Pani udziałem.

Formularz zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji oraz Klauzula informacyjna RODO zamieszczone są w załączniku do niniejszego ogłoszenia.