Szukamy osoby na stanowisko sekretarz/sekretarka

Instytut Kultury Miejskiej, samorządowa instytucja kultury miasta Gdańska poszukuje osoby na stanowisko Sekretarz/Sekretarka. Kandydatów i kandydatki prosimy o przesyłanie CV na adres: praca@ikm.gda.pl do 15 kwietnia 2022 roku.

Szukamy osoby, która będzie pełniła rolę administracyjną, organizacyjną i wspierającą pracę zespołu IKM. Poszukujemy osoby, która chce poznać specyfikę i działania instytucji kultury, ale też która sprawnie organizuje własną pracę, rzetelnie i z zaangażowaniem podchodzi do powierzonych jej zadań, skutecznie wesprze kadrę zarządzającą Instytutu. 

Zakres zadań: 
– obsługa administracyjno-organizacyjna sekretariatu oraz kompleksowa organizacja pracy biura 
– koordynacja obiegu dokumentów 
– prowadzenie kalendarza instytucji, kontakt z publicznością i współpracownikami instytucji  
– obsługa i prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej, zarządzeń i innych dokumentów służbowych oraz dbałość o ich prawidłowe przechowywanie 
– przygotowywanie przesyłek pocztowych i kurierskich  
– przyjmowanie gości instytucji oraz obsługa telefonów – udzielanie merytorycznych informacji dotyczących działalności Instytutu Kultury Miejskiej 
– przygotowywanie pism wychodzących z instytucji 
– archiwizacja dokumentów, zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej 
– obsługa urządzeń biurowych na potrzeby funkcjonowania biura i zapewnienie ich sprawnego funkcjonowania 
– współpraca z dostawcami usług 
– inne prace administracyjno-biurowe. 

Wymagania:
– umiejętności interpersonalne, wysoka kultura osobista 
– bardzo dobra organizacja pracy oraz samodzielność w wykonywania powierzonych zadań 
– umiejętność pracy w zespole, zaangażowanie i odpowiedzialność za powierzone obowiązki 
– dobra znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, Outlook, Teams) 
– praca w pełnym wymiarze godzin (9.00 – 17.00) 
– znajomość komunikatywna języka angielskiego w mowie i piśmie 

Mile widziane:  

– chęć włączania się w kreatywne działania instytucji,  
– znajomość języka ukraińskiego 
– doświadczenie związane z pracą w instytucji publicznej 
– znajomość programów elektronicznej obsługi dokumentów 

Oferujemy:  

– zatrudnienie w pełnym wymiarze godzin na podstawie umowy o pracę, 

– możliwość podnoszenia kwalifikacji zawodowych i udziału w szkoleniach i warsztatach, 

– pracę w dynamicznym, rozwijającym się zespole,  

– pracę w centrum Gdańska 

Kandydatów i kandydatki na stanowisko Sekretarka/Sekretarz prosimy o przesyłanie CV na adres: praca@ikm.gda.pl do 15 kwietnia 2022 roku. Prosimy o dołączenie listu motywacyjnego z informacją dlaczego chciałaby Pan/Pani pracować w Instytucie Kultury Miejskiej. Skontaktujemy się z wybranymi kandydatami i kandydatkami. Rekrutacja będzie miała dwa etapy: CV z listem i rozmowa. Nadesłanych dokumentów nie zwracamy. 

W celu wypełnienia wymogów wynikających z przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w dokumentach rekrutacyjnych (CV) prosimy zamieścić klauzulę zawierającą zgodę na przetwarzanie danych osobowych: 

Wymagana treść klauzuli: Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji prowadzonego przez Instytut Kultury Miejskiej (dalej: IKM) – samorządową instytucję kultury z siedzibą w Gdańsku, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. 

Opcjonalnie: Jednocześnie wyrażam zgodę na przetwarzanie przez ogłoszeniodawcę – Instytut Kultury Miejskiej z siedzibą w Gdańsku moich danych osobowych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych. 

Podanie przez Pana/Panią danych osobowych zawartych w Pana/Pani aplikacji jest dobrowolne, jednak jeżeli nie wyrazi Pan/Pani zgody na przetwarzanie danych osobowych, nie będziemy mogli przeprowadzić rekrutacji z Pana/Pani udziałem. 

W oparciu o art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: RODO) informujemy, że 

1. Administratorem Pani/Pana danych jest Instytut Kultury Miejskiej (dalej: IKM) – samorządowa instytucja kultury z siedzibą w Gdańsku, ul. Długi Targ 39/40, 80-830 Gdańsk, wpisana do Rejestru Instytucji Kultury prowadzonego przez Gminę Miasta Gdańska pod numerem 12/11, adres mailowy: iodo@ikm.gda.pl. 

2. Administrator danych osobowych wyznaczył Inspektora ochrony danych osobowych w osobie Moniki Matwiejszyn, dane do korespondencji: jak w punkcie powyżej adres e-mail: iodo@ikm.gda.pl. 

3. Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celu w celu przeprowadzenia procesu rekrutacji oraz przyszłych procesów rekrutacji (o ile wyraził/a Pan/Pani na to zgodę) na podstawie art. 6 ust. 1 pkt a) RODO, na podstawie art. 6 ust. 1 pkt c) RODO – w celu wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze oraz w celu realizacji uzasadnionego interesu administratora na podstawie art. 6 ust. 1 pkt f) RODO, 

4. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez czas niezbędny do przeprowadzenia rekrutacji i przedawnienia roszczeń, a w wypadku wyrażenia przez Pana/Panią zgody na udział w przyszłych rekrutacjach przez okres 24 miesięcy od daty przekazania nam danych lub do czasu cofnięcia przez Panią/Pana zgody. 

5. Pani/Pana dane osobowe mogą zostać przekazane uprawnionym instytucjom określonym przez przepisy prawa oraz podmiotom przetwarzającym, które świadczą usługi na rzecz Administratora danych i którym te dane są powierzane. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego (poza teren Europejskiego Obszaru Gospodarczego). 

6. Przysługuje Pani/Panu prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, ograniczenia ich przetwarzania, z zastrzeżeniem przepisów RODO, w tym art. 18 RODO, przenoszenia danych oraz prawo do usunięcia danych osobowych z zastrzeżeniem art. 17 RODO. W wypadku, jeżeli uzna Pani/Pan, iż przetwarzanie Pani/Pana danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje Pani/Panu prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 

7. Przysługuje Pani/Panu również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania, a w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych do jej wycofania. Skorzystanie z prawa cofnięcia zgody nie ma wpływu na przetwarzanie, które miało miejsce do momentu wycofania zgody. 

8. Podanie przez Pana/Panią danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do wzięcia przez Pana/Panią udziału w procesie rekrutacji. 

9. Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania. 

10. Wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych należy złożyć drogą poczty elektronicznej na adres mailowy: iodo@ikm.gda.pl  lub drogą poczty tradycyjnej, w formie pisemnej na adres siedziby IKM.