Instytut Kultury Miejskiej, samorządowa instytucja kultury miasta Gdańska poszukuje osoby na stanowisko sekretarz/sekretarka.
Szukamy osoby, która będzie pełniła rolę administracyjną, organizacyjną i wspierającą pracę zespołu instytucji. Poszukujemy osoby, która chce poznać specyfikę i działania instytucji kultury, ale też która sprawnie organizuje własną pracę, rzetelnie i z zaangażowaniem podchodzi do powierzonych jej zadań, skutecznie wesprze osoby zarządzające instytucją.
Działalność Instytutu Kultury Miejskiej:
Tworzymy wydarzenia dla i z udziałem mieszkańców. Interesuje nas kultura miejska, działania w przestrzeni publicznej oraz kultura czytelnicza. Naszym celem jest zwiększenie roli kultury w życiu miasta, angażowanie mieszkańców do jej aktywnego współtworzenia, badanie nowych zjawisk w kulturze, działania eksperymentalne, które otwierają mieszkańców na nowe formy uczestnictwa.
IKM organizuje projekty związane z rozwojem tożsamości lokalnej (Lokalni Przewodnicy i przewodniczki, Gdańskie Miniatury, projekty herstoryczne Metropolitanka), oraz obecnością sztuki w przestrzeni publicznej (Festiwal Narracje – Instalacje i interwencje w przestrzeni publicznej, Miejsca, Sekrety). Jesteśmy organizatorem festiwalu Europejski Poeta Wolności i Gdańskich Spotkań Literackich „Odnalezione w tłumaczeniu”. W ramach działania na rzecz kadr kultury organizujemy m.in. Konferencję Marketing w Kulturze, warsztaty, szkolenia, webinary. Badamy kulturę, rozpowszechniamy badania (Obserwatorium Kultury). Wydajemy publikacje.
Od jesieni 2023 Instytut Kultury Miejskiej działać będzie w nowej siedzibie – budynku Kunsztu Wodnego.
Zakres zadań:
– obsługa administracyjno-organizacyjna sekretariatu oraz kompleksowa organizacja pracy biura
– rejestracja oraz koordynacja obiegu dokumentów
– prowadzenie kalendarza instytucji, kontakt z publicznością i współpracownikami instytucji
– obsługa i prowadzenie ewidencji korespondencji przychodzącej i wychodzącej, zarządzeń i innych dokumentów służbowych oraz dbałość o ich prawidłowe przechowywanie
– udział w koordynacji kontroli zarządczej
– przygotowywanie przesyłek pocztowych i kurierskich
– przyjmowanie gości instytucji oraz obsługa telefonów – udzielanie merytorycznych informacji dotyczących działalności Instytutu Kultury Miejskiej
– przygotowywanie pism wychodzących z instytucji
– archiwizacja dokumentów, zgodnie z wymogami instrukcji kancelaryjnej
– obsługa urządzeń biurowych na potrzeby funkcjonowania biura i zapewnienie ich sprawnego funkcjonowania
– współpraca z dostawcami usług
– inne prace administracyjno-biurowe.
Wymagania:
– umiejętności interpersonalne, wysoka kultura osobista
– bardzo dobra organizacja pracy oraz samodzielność w wykonywania powierzonych zadań
– umiejętność pracy w zespole, zaangażowanie i odpowiedzialność za powierzone obowiązki
– dobra znajomość pakietu MS Office (Word, Excel, Outlook, Teams)
– praca w pełnym wymiarze godzin (9.00 – 17.00)
– znajomość komunikatywna języka angielskiego w mowie i piśmie
Mile widziane:
– chęć włączania się w kreatywne działania instytucji,
– doświadczenie związane z pracą w instytucji publicznej
– znajomość programów elektronicznej obsługi dokumentów
Oferujemy:
– zatrudnienie w pełnym wymiarze godzin na podstawie umowy o pracę,
– możliwość podnoszenia kwalifikacji zawodowych i udziału w szkoleniach i warsztatach,
– pracę w dynamicznym, rozwijającym się zespole,
– pracę w centrum Gdańska
– wynagrodzenie miesięczne 4500 brutto
Kandydatów i kandydatki na stanowisko Sekretarka/Sekretarz prosimy o przesyłanie CV na adres: praca@ikm.gda.pl do 7 kwietnia 2023 roku. Prosimy o dołączenie listu motywacyjnego z informacją dlaczego chciałaby Pan/Pani pracować w Instytucie Kultury Miejskiej. Skontaktujemy się z wybranymi kandydatami i kandydatkami. Rekrutacja będzie miała dwa etapy: CV z listem i rozmowa. Nadesłanych dokumentów nie zwracamy.
W celu wypełnienia wymogów wynikających z przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w dokumentach rekrutacyjnych (CV) prosimy zamieścić klauzulę zawierającą zgodę na przetwarzanie danych osobowych:
Wymagana treść klauzuli: Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji prowadzonego przez Instytut Kultury Miejskiej (dalej: IKM) – samorządową instytucję kultury z siedzibą w Gdańsku, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych.
Opcjonalnie: Jednocześnie wyrażam zgodę na przetwarzanie przez ogłoszeniodawcę – Instytut Kultury Miejskiej z siedzibą w Gdańsku moich danych osobowych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych.
Podanie przez Pana/Panią danych osobowych zawartych w Pana/Pani aplikacji jest dobrowolne, jednak jeżeli nie wyrazi Pan/Pani zgody na przetwarzanie danych osobowych, nie będziemy mogli przeprowadzić rekrutacji z Pana/Pani udziałem.
W oparciu o art. 13 ust. 1 i ust. 2 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r. (dalej: RODO) informujemy, że