Rekrutacja na stanowisko SPECJALISTA / SPECJALISTKA DS. ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH lub STARSZY SPECJALISTA/STARSZA SPECJALISTKA DS. ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH 

Instytut Kultury Miejskiej w Gdańsku 

Gdańsk | Umowa o pracę | Pełny etat 

Kim jesteśmy? 

Instytut Kultury Miejskiej to samorządowa instytucja kultury, która tworzy i wspiera życie kulturalne Gdańska. Organizujemy festiwale, wydarzenia literackie, projekty społeczne i działania w przestrzeni miejskiej. Prowadzimy również działalność edukacyjną, badawczą i szkoleniową. Za każdym z tych projektów stoją dobrze przygotowane zamówienia publiczne. Dlatego szukamy osoby, która zadba o to, aby wszystkie procesy zakupowe przebiegały zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz wewnętrznymi procedurami. 

Kogo szukamy? 

Szukamy osoby, która dobrze odnajduje się w przepisach i procedurach, a jednocześnie lubi współpracować z ludźmi. 

Na tym stanowisku będziesz samodzielnie odpowiadać za obszar zamówień publicznych w Instytucie Kultury Miejskiej. Będziesz doradzać pracownikom, wspierać ich w planowaniu zakupów oraz dbać o zgodność dokumentów z obowiązującymi przepisami w zakresie zamówień publicznych. 

Co będzie należało do Twoich obowiązków? Na co dzień: 

• bieżąca weryfikacja i akceptacja wniosków zakupowych pod kątem zgodności 

z przepisami prawa zamówień publicznych oraz planem zamówień publicznych, 

• weryfikacja realizowanych wydatków i ich zgodności z zatwierdzonym zamówieniem, 

• wsparcie pracowników IKM w zakresie stosowania przepisów prawa zamówień publicznych oraz pomoc w wyborze właściwych rozwiązań, 

• prowadzenie rejestru zamówień publicznych oraz rejestru planowanych i zrealizowanych wydatków do 170 000 zł, 
  
  

W ciągu roku: 

• przygotowanie i aktualizacja rocznego planu zamówień publicznych oraz planu postępowań, 

• przygotowywanie sprawozdań związanych z zamówieniami publicznymi, 

współpraca z kancelarią prawną w prowadzeniu postępowań przetargowych. 



Przy kontrolach, audytach i rozwijaniu procedur: 

• przygotowywanie sprawozdań, raportów, analiz oraz innych dokumentów na potrzeby audytorów, kontrolerów i instytucji uprawnionych do kontroli, 

• dbanie o prawidłowe przechowywanie i archiwizację dokumentacji dotyczącej zamówień publicznych, 

• przygotowywanie propozycji zmian i usprawnień w wewnętrznych procedurach dotyczących zamówień publicznych. 
  
  

Jak wygląda praca na tym stanowisku? 

• To przede wszystkim praca doradcza i organizacyjna. Większość prowadzonych spraw dotyczy zamówień regulaminowych do 170 000 zł, realizowanych przy wykorzystaniu elektronicznego systemu obiegu dokumentów. 

• Praca wymaga bardzo dobrej organizacji pracy własnej oraz umiejętności ustalania priorytetów. 
  
  

Dlaczego warto do nas dołączyć? 

Pracując w Instytucie Kultury Miejskiej: 

• masz realny wpływ na organizację wydarzeń i projektów dla mieszkańców Gdańska, 

• zdobędziesz doświadczenie w specyficznym obszarze zamówień publicznych związanych z działalnością instytucji kultury, 

• będziesz współpracować z zespołem ludzi zaangażowanych w tworzenie ciekawych projektów, 

• możesz rozwijać swoje kompetencje dzięki finansowanym przez nas szkoleniom, konferencjom i warsztatom. 
  
  

Czego nie obejmuje to stanowisko? 

• To nie jest stanowisko zaopatrzeniowe. Nie zajmujemy się bieżącym zamawianiem materiałów biurowych ani zakupami operacyjnymi. Odpowiadamy za stosowanie przepisów prawa zamówień publicznych. 

• Nie prowadzimy dużych przetargów. W ciągu roku realizujemy do 2 przetargów. 

• Nie jest to praca zdalna. Zakres obowiązków oraz kontakt z pracownikami IKM wymaga, aby praca odbywa się w siedzibie Instytutu. 
  
  

Nie jest to praca wyłącznie przy dokumentach. Dużą częścią tej roli jest współpraca z pracownikami różnych działów, doradzanie oraz wspólne szukanie najlepszych rozwiązań. 

Czego oczekujemy? 

Wymagania: 

• wykształcenia co najmniej średniego, 

• minimum 2 lat doświadczenia w obszarze zamówień publicznych 

• praktycznej znajomości ustawy Prawo zamówień publicznych, 

• samodzielności i odpowiedzialności, 

• dokładności oraz rzetelności, 

• dobrej organizacji pracy i umiejętności ustalania priorytetów, 

• komunikatywności oraz umiejętności współpracy z różnymi zespołami. 

Mile widziane: 

• doświadczenia w obszarze zamówień pozaustawowych, 

• doświadczenie w pracy z elektronicznym systemem obiegu dokumentów, 

• znajomość systemu ZSI Papirus SQL lub systemu o podobnej funkcjonalności. 

Co oferujemy? 

• umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu, 

• pierwszą umowę na okres 6 miesięcy, kolejna umowa na czas określony nie dłuższy niż rok z możliwością przedłużenia na czas nieokreślony, 

• wynagrodzenie zasadnicze 6 300–7 300 zł brutto oraz dodatek stażowy w wysokości 5–20%, zależny od udokumentowanego stażu pracy, 

• elastyczne rozpoczęcie pracy między 7:00 a 9:00, 

• możliwość pracy według grafiku, 

• dofinansowanie do okularów korygujących wzrok, 

• świadczenie urlopowe, 

• udział w Pracowniczych Planach Kapitałowych (PPK), 

• finansowane przez Instytut szkolenia, konferencje i warsztaty. 
  
  

Jak będzie przebiegał proces rekrutacji? 

Etap I: 

• kandydaci/kandydatki przesyłają CV na adres: praca@ikm.gda.pl w terminie do 06.11.2026 r. 

• dokonamy weryfikacji przesłanych zgłoszeń i wybierzemy osoby, które przejdą do kolejnego etapu 

• skontaktujemy się z wybranymi kandydatami i kandydatkami do dnia 13.11.2026 r. w celu umówienia osobistego spotkania w siedzibie IKM 

Etap II: 

• w dniach 16.11-20.11.2026 r. odbędą się spotkania w siedzibie IKM z wybranymi kandydatami/kandydatkami 

• w trakcie spotkania zostanie przeprowadzony test z wiedzy z zakresu prawa zamówień publicznych oraz rozmowa kwalifikacyjna 

• na rozmowę kwalifikacyjną prosimy o zabranie ze sobą świadectw pracy oraz innych dokumentów potwierdzających doświadczenie z zakresu zamówień publicznych 
  
  

Klauzule informacyjne: 

• Skontaktujemy się jedynie z wybranymi kandydatami i kandydatkami. 

• Ocena osób uczestniczących w procesie rekrutacyjnym będzie prowadzona na podstawie jednolitych, obiektywnych i neutralnych pod względem płci kryteriów. Kryteria te będą stosowane w jednakowy sposób wobec wszystkich osób ubiegających się o zatrudnienie. 

• Nadesłanych dokumentów nie zwracamy. 

• W Instytuckie Kultury Miejskiej obowiązuje procedura zgłoszeń wewnętrznych, określająca zasady dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów. Treść procedury dostępna na BIP IKM. 
  
  

 
Klauzule RODO: 

• W celu wypełnienia wymogów wynikających z przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w dokumentach rekrutacyjnych (CV) prosimy zamieścić klauzulę zawierającą zgodę na przetwarzanie danych osobowych: 

 
Wymagana treść klauzuli: Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zawartych w dokumentach aplikacyjnych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji prowadzonego przez Instytut Kultury Miejskiej (dalej: IKM) – samorządową instytucję kultury z siedzibą w Gdańsku, zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. 
 
Opcjonalnie: Jednocześnie wyrażam zgodę na przetwarzanie przez ogłoszeniodawcę – Instytut Kultury Miejskiej z siedzibą w Gdańsku moich danych osobowych na potrzeby przyszłych procesów rekrutacyjnych. 

• Podanie przez Pana/Panią danych osobowych zawartych w Pana/Pani aplikacji jest dobrowolne, jednak, jeżeli nie wyrazi Pan/Pani zgody na przetwarzanie danych osobowych, nie będziemy mogli przeprowadzić rekrutacji z Pana/Pani udziałem. 
  
  

Formularz zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji oraz Klauzula informacyjna RODO zamieszczone są w załączniku do niniejszego ogłoszenia.